Při správě domu poskytujeme zejména tyto služby:
1. Podpora orgánů společenství vlastníků
- účast správce na jednáních výboru, kontrolní komise, či shromáždění vlastníků, případně na dalších jednání na podkladě výzvy výboru SVJ, či kontrolní komise.
- podpora při přípravě shromáždění např. navržení programu, textace pozvánky včetně bližší informace k jednotlivým bodům, kontrola účastníků dle evidence vlastníků, zajištění přípravu a zpracování hlasování, vyhotovení zápisu ze shromáždění apod.
- pomoc při zakládání společenství vlastníků
- vypracování stanov
- rozeslání pozvánek
- zajištění účasti notáře
- vypracování návrhu výše plateb do fondu oprav a zálohových plateb
- založení bankovního účtu
- vyřizování stížností a podnětů od jednotlivých členů společenství a informování orgánů společenství o těchto stížnostech a podnětech
- udržování a aktualizace informativních nástěnek umístěných ve společných částech objektu
2. Ekonomické a administrativní služby
Při převzetí domu od bývalého správce:
- zajištění protokolárního předání všech dokumentů a dokladů k domu
- kompletní kontrola objektu a případně zhotovení nové pasportizace a fotodokumentace
- kontrola uzavřených dodavatelských smluv (voda, plyn, elektro atd.), případně uzavření nových smluv
- dohoda s bývalým správcem o způsobu provedení vyúčtování služeb (v případě převzetí správy domu v průběhu roku)
- kontrola správnosti vedení účetnictví v minulých letech (nikoliv však případná oprava)
- informování všech nájemníků (vlastníků) o změně správce, umístění kontaktů na naši společnost v domě
- nové výpočtové listy s platebními údaji pro nájemníky (vlastníky)
Předpisy a evidence plateb:
- vedení evidence vlastníků, nájemníků a podnájemníků bytových prostor, uživatelů nebytových prostor
- vyhotovení předpisů nebo změn nájemného v souladu se změnami v užívání prostor, se změnami právních předpisů, či v souladu s pokyny vlastníka
- vyhotovení předpisů nebo změn záloh na služby spojených s užíváním prostor
- kontrola úhrad předepsaných plateb
- úprava záloh na služby v případě přeplatků či nedoplatků v rámci vyúčtování služeb
- měsíční předávání změn předpisu České poště - SIPO
- upomínání za nezaplacené nájemné (zálohy na úhradu nákladů spojených se správou domu) nebo zálohy na služby spojené s užíváním bytu
- zpracování pravidelného přehledu neplatičů nájemného (záloh na úhradu nákladů spojených se správou domu) a služeb spojených s užíváním bytů (jednotek)
- zpracování vyúčtování záloh na služby spojené s užíváním bytů a nebytových prostor ve lhůtách a za podmínek stanovených právními předpisy,
- potvrzování žádostí a dokladů (sociální dávky apod.)
- vypořádání přeplatků a nedoplatků z vyúčtování předpisu záloh
3. Provozní a technické služby
- sledování a evidence technické dokumentace objektu, bytových a nebytových jednotek a její aktualizace v návaznosti na realizované opravy, úpravy, či zjištěné skutečnosti
- pasportizace domů, pozemků, bytových a nebytových jednotek
- provádění periodického hodnocení stavu nemovitosti, formulace koncepce údržby, oprav, případně investic. Příprava krátkodobých a střednědobých plánů oprav včetně odborného odhadu finančních nákladů
- provádění technických prohlídek objektů (1× týdně), zajišťování odborných posouzení jejich stavu (1× ročně)
- vedení knihy údržby (čtvrtletní výkazy) a revizí (1× ročně)
- smluvní provádění revizí vyhrazených technických zařízení dle příslušných ČSN a dalších platných technických a zákonných předpisů, sledování doby platnosti revizí a ostatních technických lhůt.
- zajištění včasného odstranění závad zjištěných revizemi a kontrolami
- smluvní zajištění nepřetržité havarijní služby zejména pro výtahy, výměníkové stanice, vzduchotechnická zařízení, vnitřní rozvody vody a kanalizace, vnitřní rozvody tepla, vnitřní elektrorozvody, rozvody plynu.
- smluvní zajištění běžného úklidu a údržby společných prostor objektu, úklid a údržba přilehlých chodníků, vnitrobloků a ostatních venkovních prostor. Zvláštní režim úklidu v zimních měsících, odklízení ledu a sněhu, zajištění schůdnosti přilehlých chodníků
- smluvní zajištění údržby zelených ploch (zahradnické práce a sekání travnatých ploch)
- posuzování záměrů vlastníků v oblasti rekonstrukcí domu, bytových a nebytových jednotek (drobné opravy bez ohlášení stavebnímu úřadu, akce v režimu ohlášení stavebních úprav a režimu stavebního povolení)
- smluvní zajištění dodávek služeb a energií (el. energie, plyn, teplo, TUV, odvoz odpadu, provoz výtahu, STA apod.)
- zajištění provedení odečtu poměrových měřidel spotřeby tepla a vody pro účely vyúčtování služeb
- zajištění plnění předepsaných povinností v oblasti požární ochrany, zdraví, bezpečnosti a hygienické ochrany
- zajištění provádění desinfekce, dezinsekce a deratizace společných prostor
- podle schváleného finančního plánu větších oprav a rekonstrukcí příprava podkladů a vypsání výběrového řízení
- informování vlastníka a jednotlivé nájemce (vlastníky) o výlukách dodávek médií (vody, tepla, elektřiny, apod.)
- vedení a aktualizace majetkoprávní a stavebně technické dokumentace spravovaných nemovitostí, jakož i veškerých podkladů, dokumentující nájemní a jiné vztahy k spravovaným nemovitostem nebo jejich částem
- smluvní zajištění drobných oprav a údržby nemovitosti ve společných prostorách domu
- informovaní a upozorňovaní vlastníka na plnění povinností vyplývající ze stavebního zákona a prováděcích předpisů k stavebnímu zákonu
- archivace veškeré dokumentace nemovitosti po dobu správy
- označení nemovitosti údaji o správci a kontaktem na havarijní službu
4. Domovnická činnost
- kontrola osvětlení a nouzového osvětlení společných prostor včetně výměny a likvidace žárovek/ zářivek
- kontrola a seřízení samozavíračů, promazání klik a zámků, seřízení nášlapných aretací dveří, drobné opravy těsnění dveří apod.
- kontrola rozvodů, ovládacích a měřících zařízení SUV, TUV a ÚT ve společných prostorech
- kontrola splaškové a dešťové kanalizace ve společných prostorách, čištění záchytných mřížek a jímek
- kontrola SW pro ovládání topení, vč. nastavení letního a zimního provozu dle požadavků vlastníků
- kontrola provozu kotlů a bojlerů v případě společného vytápění bytových jednotek a centrální přípravy TUV
- kontrola stavu požárních značení únikových cest vč. údržby a obnovy
- kontrola a údržba garážových sekčních vrat
- kontrola činnosti úklidových a zahradnických služeb ve společných prostorách a na společných pozemcích domu
- kontrola funkčnosti a drobná údržba dalších existujících zařízení společných prostor domu, včetně např. zařízení dětských hřišť
- provozní prohlídky výtahů 1x za dva týdny, vedení provozních deníků výtahů
- evidence požadavků na opravy a přenášení těchto požadavků ke správci objektu
5. Právní činnost
- vymáhání dlužných plateb, vedení seznamu neplatičů, zasílání a předávání upomínek, příprava platebních rozkazů a příprava podkladů pro soudní nebo mimosoudní vymáhání
- poradenství k uzavírání smluv o nájmu bytů, nebytových prostor, provozních jednotek a pozemků
- poradenství k uzavírání smluv na pronájem ploch na umístění reklam
- předkládání návrhů na výpověď nájmu z bytu, nebytových prostor, provozních jednotek a pozemků, nastanou-li důvody uvedené v nájemní smlouvě, nebo vyplývající ze zákona
- hlášení úmyslného protiprávního obsazení bytu nebo nebytového prostoru pro zahájení správního řízení
- zastupování zájmů vlastníka týkajících se spravovaného majetku u soudu na základě plné moci
- podávání návrhů na vklady a zápisy do katastrů nemovitostí
- pomoc při sjednávání pojistných smluv ke spravovaným nemovitostem
- smluvní spolupráce při zajišťování pronájmů, podnájmů bytů, nebytových prostor, provozních jednotek, pozemků
- smluvní spolupráce při prodeji domu, bytů, nebytových prostor, pozemků
- smluvní konzultace ve všech činnostech kolem nemovitosti, mimo základních, které jsou součástí správy nemovitosti
- evidence pojistných událostí a zajištování jejich odstraňování
6. Vedení účetnictví
- kontrola převzatých účetních dokladů z hlediska obsahu a úplnosti náležitostí
- vystavování účetních dokladů
- vedení účetnictví v souladu se zákonnými požadavky a podle doplňujících metodických pokynů klienta (např. zaúčtování předložených dokladů, vedení knihy dodavatelských faktur, vedení evidence majetku, předkládání přehledů o přijatých zálohách od vlastníků jednotek, předkládání výkazu o účetním hospodářském výsledku, sestavení účetní závěrky, běžné účetní poradenství a vysvětlení použitých postupů)
- pravidelné zpracování čtvrtletních účetních závěrek
- zpracování roční účetní závěrky a předání veškerých účetních dokladů
- vedení evidence hmotného a nehmotného majetku
- zpracování a podání daňových přiznání (daně z příjmů a daně z nemovitosti)
- zpracování vyúčtování výnosů a nákladů na správu domu (dlouhodobá záloha na opravy a údržbu (tzv. fond oprav), pojištění domu aj.) pro vlastníky jednotek
- vyúčtování daně vybírané srážkou či ze závislé činnosti
- vyplnění statistických výkazů
- odeslání kopie účetní závěrky na rejstříkový soud (založení do Sbírky listin)
- v případě zájmu realizace veškerých finančních operací prostřednictvím provozního účtu
7. Inženýrská činnost
Dle pokynů vlastníka poskytuje správce podporu při výběrových řízeních, shromažďování a předkládání nabídek pro investiční akce a to v dohodnutém, písemně zpracovaném rozsahu
- příprava zakázky ( analýza a objasnění zakázky, specifikace podkladů, rozsah práce )
- návrh akce ( spolupráce s projektantem při vypracování variantních studií, objasnění podstatných vazeb na okolí, předběžná jednání s úřady, dotčenými osobami a organizacemi, předběžná vyjádření stavebních úřadů )
- zajištění přípravy podkladů pro výběrové řízení
- provedení výběrového řízení ve spolupráci s výborem společenství (odborná pomoc při posuzování a hodnocení nabídek, zajištění souvisejících administrativních činností )
- zajištění prohlídek místa pro jednotlivé uchazeče
- příprava smlouvy s vybraným uchazečem
- spolupráce při provádění prací- zajištění dohledu
- kontrola účtovaných cen
- zajištění odborných a znaleckých posudků
- spolupráce po dokončení stavby ( zajištění kolaudačního řízení, odstranění vad a nedodělků, vyhodnocení stavby)
8. Ostatní
- stavební dozor
- vedení personální a mzdové agendy
- zpracování mzdové agendy
- Evidence zaměstnanců
- Přihlášení zaměstnanců k odvodu zdravotního a sociálních pojištění
- Výplata mezd
- služby daňového poradce
- zpracování podkladů pro úvěr a podkladů pro vyřízení dotací
- na základě spolupráce s bankovními domy a stavebními spořitelnami pomoc při zajišťování finančních prostředků na údržbu či opravy nemovitosti.
Máte dotazy ohledně našich služeb? Vašim připomínkám a dotazům vyjdeme rádi vstříc!